Votre Office Manager Externalisé à temps partagé
Libérez-vous des tâches administratives et financières avec un Office Manager externalisé dans vos bureaux ou à distance.
Services sans engagement
Interventions sur site ou à distance
Disponible sous 48h
- Services sans engagement
- Consultants expérimentés
- Interventions sur site ou à distance
- Disponible sous 48h
Rodolphe, CFO
« Trax est bien plus qu’un Office Manager : c’est un accélérateur de productivité. Grâce à la qualité de leur intervention et leur réactivité, nous avons libéré un temps précieux pour nous concentrer sur notre coeur de métier.
Un partenaire indispensable pour l’efficacité de notre entreprise. »
Dominique, CEO
« Nous travaillons avec Trax depuis maintenant 4 ans dans le cadre d’une direction administrative et financière à temps partagé, et cette collaboration s’est révélée déterminante pour notre développement.
Leur engagement, leur disponibilité et la qualité de leurs analyses en font un partenaire de confiance que nous recommandons. »
Une grande variété de tâches à externaliser
Besoin d’un renfort opérationnel ? Nos consultants interviennent sur site ou à distance.
Découvrez des exemples de tâches sur lesquels nous intervenons au quotidien :
Gestion financière & comptable
- Traitement des pièces comptables
- Relation avec l'expert-comptable
- Saisie et classement des dépenses
- Gestion des notes de frais
- Rapprochements des opérations bancaires
- Enregistrement des paiements
- 40 autres missions externalisables
Gestion administrative et commerciale
- Suivi des demandes internes et des prestataires
- Organisation (réunions, déplacements, matériels)
- Classement et archivage des documents
- Administration des ventes
- Gestion de la relation client
- 40 autres missions externalisables
Gestion du personnel et des bureaux
- Suivi des absences, congés et RTT
- Rédaction des contrats et avenants
- Organisation des onboarding et offboarding
- Collecte et transmission des variables de paie
- Mise à jour des plannings
- Suivi des formations
- 20 autres missions externalisables
Nos outils & logiciels Saas
Nos équipes travaillent avec de nombreux outils financiers et administratifs et peuvent vous accompagner dans leur intégration.
20 autres outils et logiciels
Une facturation alignée sur votre consommation réelle
Disponibilité en temps réel :
Estimée à moins de 24h
A partir de 250€ /mois*
- Sans engagement, ni préavis
- Sur site ou à distance
- Mise à disposition d’un Office Manager attitré
- Accompagnement des consultants
- Remplacement sous 48h
Reposez-vous sur des profils qualifiés et experts
Tous nos Office Managers sont des salariés en CDI chez TRAX, basés dans nos bureaux à Paris et Bordeaux.
Chacun de nos Office Managers maîtrisent les fondamentaux de la gestion administrative et financière, RH et coordination de projets internes.
Organisés, rigoureux et autonomes, ils s’adaptent vite à vos outils et s’intègrent facilement dans votre entreprise, sans perturber le rythme vos équipes.
Ce que ça signifie pour vous :
- Un profil expérimenté et polyvalent
- Une grande capacité à prendre le relai
- Une maîtrise des outils (Google Workspace, Notion, Slack, Teams, etc.)
Une offre 100% adaptée à vos besoins
Congé maternité, arrêt maladie ou départ imprévu ?
Nous intervenons rapidement pour assurer la continuité des fonctions support et éviter toutes ruptures de service.
Clôture comptable, pic d’activité ou événement exceptionnel ?
Nous apportons un renfort ciblé pour gérer la charge sans compromettre la qualité de vos opérations.
Croissance rapide, levée de fonds ou réorganisation interne ?
Nos office managers structurent vos flux et assurent la stabilité pendant toute la phase de transition.
Maîtrisez en continu votre budget !
Avec notre offre d’Office Managers externalisés, vous bénéficiez d’un profil qualifié, au juste prix et au rythme qui vous convient (quelques jours par semaine, par mois…).
Vos besoins évoluent selon les périodes ou les projets ?
Grâce à notre modèle flexible et sans engagement, vous ajustez facilement la fréquence d’intervention.
Nos office managers peuvent intervenir quelques jours par semaine, par mois, ou de manière ponctuelle, selon le rythme de votre activité.
Nous nous adaptons à votre organisation !
Nos office managers maîtrisent les outils collaboratifs et les environnements flexibles, garantissant une coordination efficace entre vos équipes, quel que soit leur lieu de travail.
Déléguez l’opérationnel, concentrez-vous sur l’essentiel : la croissance de votre activité.
Nos office managers prennent le relais sur vos tâches quotidiennes pour vous permettre d’avancer plus vite, plus sereinement.
Structuration des process internes
Besoin d’y voir plus clair dans votre organisation ?
Nos office managers interviennent pour organiser, formaliser et fiabiliser vos processus internes.
Professionalisation des fonctions
Transformez vos fonctions support en moteurs de performance.
Grâce à notre expertise terrain, nous structurons, optimisons et faisons monter en maturité vos fonctions administratives pour qu’elles deviennent de véritables leviers de performance.
Notre mission
TRAX est spécialisée dans le support opérationnel aux start-up et aux PME.
Basés à Paris et Bordeaux, nous proposons des services d’office management externalisés partout en France.
A la manière d’un interne, nous intervenons depuis vos locaux ou à distance, pour structurer votre gestion administrative opérationnelle semaine après semaine. Que vous ayez besoin d’un soutien temporaire ou sur le long terme, nous mettons à votre disposition un expert qui saura s’adapter à vos besoins spécifiques.
Avec plus de 100 entreprises accompagnées et une équipe de 15 collaborateurs répartis entre Paris et Bordeaux, nous intervenons de manière flexible, réactive et personnalisée, selon vos besoins du moment : renfort ponctuel, transition, croissance ou réorganisation.
Votre Office Manager dédié vous accompagne au quotidien
Proactivité, flexibilité et orientée solutions
Nos Office Managers sont habitués à gérer plusieurs environnements chez nos clients. Ils vous aident à structurer vos process et savent s’adapter aux imprévus.
Ils peuvent intervenir à distance ou sur site, de manière ponctuelle ou régulière, selon le rythme de votre activité.
- Des interventions ajustables (0,5 à 5 jours/semaine ou missions ponctuelles)
- Une vraie autonomie dans l'organisation du travail
- Une capacité à réagir vite face aux changements ou urgences
Professionnels, discrets et bienveillants, ils se fondent dans la culture de votre entreprise tout en apportant de la structure.
Leur sens du relationnel et leur souci de la confidentialité favorisent un climat de travail serein. Leur implication se reflète dans la satisfaction durable de nos clients.
- Une intégration fluide dans les équipes, même à distance
- Des qualités humaines : empathie, écoute, bonne humeur
- Une collaboration stable et fiable
- Un taux élevé de satisfaction et de réengagement
Quelles sont les prochaines étapes ?
01
Planification d’un appel découverte
Nous prenons le temps de comprendre et d’analyser vos besoins lors d’un échange dédié, afin d’identifier ensemble la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Elaboration d’une proposition d’accompagnement
Nous personnalisons à 100% notre offre selon votre profil (charge de travail, taille de l’entreprise, durée de la mission).
Entretien avec un de nos Office Managers
Démarrage de la mission
FAQ – Tout ce que vous devez savoir sur notre service d'Office Manager Externalisé
Pas d’inquiétude ! Nous garantissons une continuité de service sans interruption.
En cas d’absence prolongée ou de départ de votre Office Manager TRAX, un nouveau collaborateur prend le relais sous 48h. Il est formé à vos outils, vos process et vos spécificités. Une passation sera organisée en amont pour assurer une transition fluide, sans impact pour votre activité.
Oui, tout à fait. Nous intervenons aussi bien pour des missions très courtes (exemple : préparation d’une certification ou d’une levée de fonds) que pour des missions régulières. Nos Office Managers s’adaptent à vos enjeux avec réactivité et efficacité.
Notre modèle flexible vous permet de bénéficier d’un renfort à la carte, sans engagement de durée, selon vos besoins opérationnels ou stratégiques.
Nos Office Managers peuvent intervenir selon le mode d’organisation qui vous convient le mieux : sur site, à distance ou en mode hybride.
Vous souhaitez une présence physique dans vos locaux ?
- En Île-de-France et en région bordelaise : nos Office Managers, basés à Paris et Bordeaux, peuvent se déplacer dans vos bureaux.
- Dans d’autres régions de France : nous activons notre réseau de partenaires de confiance pour répondre à vos besoins localement.
Vous préférez une collaboration à distance ?
- Où que vous soyez en France, nos Office Managers sont pleinement opérationnels en télétravail. Ils travaillent depuis nos bureaux à Paris ou Bordeaux, avec des outils et des process vérifiés pour garantir efficacité, réactivité et fluidité dans vos échanges.
Nos prestations sont facturées au temps réellement passé, sans frais cachés, ni engagement de durée. Vous ne payez que pour les services effectivement rendus.
Selon le forfait choisi (horaire ou journalier), nos Office Managers suivent et documentent précisément le temps consacré à chaque mission. Cette traçabilité garantit une facturation juste et transparente.
Pour vous offrir une meilleure visibilité et un pilotage maîtrisé de vos coûts, nous pouvons également vous transmettre un reporting détaillé du temps réalisé chaque semaine, mois ou trimestre.
Toutes les données confiées à nos Office Managers sont stockées exclusivement sur vos propres outils et espaces de travail : Google Drive, Notion, Dropbox, ou toute autre solution que vous utilisez.
Nous n’hébergeons aucune donnée en interne. Vous restez donc pleinement propriétaire et maître de vos informations.
Nos Office Managers sont régulièrement formés et sensibilisés aux exigences de confidentialité et de sécurité. La protection de vos données est au cœur de nos engagements.
Dès que nous avons validé avec vous les contours de la mission (missions, outils, rythme souhaité), nous sélectionnons l’Office Manager le plus adapté et organisons une mise en relation pour valider ensemble l’adéquation du profil.
Après cet échange, la mission peut généralement commencer sous quelques jours (24h à 48h ouvrés au plus tôt).
Notre objectif : vous proposer un démarrage fluide, avec un Office Manager qualifié et aligné sur vos enjeux.
Pourquoi choisir Trax ?
Sur-Mesure
Nos solutions sont entièrement personnalisées, adaptées à vos spécificités opérationnelles, structurelles et culturelles. Nos consultants s’intègrent parfaitement à votre équipe, s’alignant sur vos processus internes et vos objectifs stratégiques,
Flexibilité
Nous adaptons la charge de notre intervention selon vos besoins. Que ce soit pour une intervention ponctuelle ou un accompagnement à long terme, sur place ou à distance, TRAX s’adapte à vos impératifs en termes de durée, de fréquence et de mode de collaboration.
Réactivité
Parce que les besoins sont souvent immédiats, nous nous efforçons de démarrer les missions sous 48h après avoir reçu la validation client. Vous bénéficiez ainsi d’un soutien opérationnel immédiat pour maintenir la continuité de vos activités, quelle que soit la situation.
Discutons de votre besoin
Décrivez-nous votre situation et votre besoin.
Un membre de notre équipe se chargera de vous rappeler pour vous proposer la meilleure solution pour votre besoin.