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5 bonnes pratiques pour piloter son entreprise avec Pennylane

Grâce à Pennylane, il est possible de centraliser comptabilité, facturation, trésorerie et collaboration avec l’expert-comptable dans une seule plateforme. Découvrez 5 bonnes pratiques pour structurer votre pilotage financier.
5 bonnes pratiques pour piloter son entreprise avec Pennylane

5 bonnes pratiques pour piloter son entreprise avec Pennylane

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Piloter une entreprise devient vite complexe, surtout lorsque les informations sont dispersées entre plusieurs outils.

C’est précisément pour répondre à cet enjeu que la collaboration entre Pennylane et TRAX Consulting prend tout son sens : allier la puissance d’un outil de gestion financière centralisé à une expertise stratégique et opérationnelle en finance d’entreprise.

Avec Pennylane, toutes vos données financières sont centralisées en un seul endroit, vous offrant une vision claire, fiable et en temps réel de votre activité. Découvrez 5 bonnes pratiques pour exploiter pleinement le potentiel du logiciel Pennylane et structurer un pilotage stratégique, au quotidien.

Pourquoi piloter son entreprise avec Pennylane en 2026 ?

De nombreux dirigeants font face à un constat frustrant : les données financières existent, mais elles sont éparpillées dans une multitude d’outils (logiciels de facturation, tableurs de trésorerie, banques en ligne, échanges avec l’expert-comptable,…).

Cette dispersion entraîne une perte de temps importante. Les équipes passent plus de temps à collecter, vérifier et consolider les informations qu’à les analyser.

En centralisant comptabilité, facturation, flux bancaires et documents dans une seule interface, la solution Pennylane répond parfaitement à cette problématique. Il offre ainsi une vision à 360° de la gestion de l’activité, accessible en temps réel.

Les bénéfices concrets pour votre entreprise :
  • Gain de temps : éliminez les tâches manuelles répétitives comme la ressaisie ou les exports manuels. Vos données sont mises à jour automatiquement.
  • Fiabilité accrue : travaillez à partir d’une seule source de vérité. Cela limite fortement les erreurs et les incohérences.
  • Pilotage par exception : identifiez rapidement les anomalies grâce aux alertes et aux seuils définis.
  • Décisions plus rapides : toutes les parties prenantes travaillent sur les mêmes données.

Plus de 1 000 000 de dirigeants, indépendants et directeurs financiers ont déjà adopté la plateforme et plus de 6 000 cabinets d’expertise comptable s’appuient sur Pennylane pour accompagner leurs clients au quotidien.

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Bonne pratique n°1 : centraliser vos données financières dans Pennylane

Le pilotage de votre entreprise repose avant tout sur la qualité des données que vous utilisez. Si celles-ci sont incomplètes, mal catégorisées ou dispersées, vos analyses seront biaisées. Centraliser ses données financières est donc une étape essentielle.

Pour cela, connectez l’ensemble de vos flux financiers à Pennylane :
  • Vos comptes bancaires : Pennylane prend en charge le protocole EBICS, reconnu pour sa fiabilité et sa sécurité. Une fois la connexion établie, elle reste active sans intervention de votre part. Les données sont synchronisées automatiquement trois fois par jour, ce qui garantit une vision toujours à jour de votre trésorerie.
À noter
Une banque non synchronisée crée un angle mort dans la trésorerie. Assurez-vous de toutes les connecter.
  • Vos flux de facturation clients et fournisseurs : pour suivre en temps réel les encaissements et les décaissements.
  • Vos outils métier : plus de 400 intégrations sont disponibles sur Pennylane (CRM, e-commerce, logiciel de paie, logiciels de caisse,…) afin d’incorporer toutes les données liées à l’activité commerciale et opérationnelle.

Comment TRAX intervient sur cette étape

Lors d’un accompagnement RAF ou Contrôleur de gestion à temps partagé, l’une des premières étapes est de cartographier tous les flux existants : comptes bancaires, outils de facturation, logiciel de paie, plateformes e-commerce…

Cette cartographie permet de connecter l’ensemble des sources dans Pennylane, ce qui permet d’obtenir une vision fiable dès les premières semaines.

Bonne pratique n°2 : ouvrir et exploiter le compte pro Pennylane

Le compte pro Pennylane est l’un des atouts les plus différenciants de la suite. Contrairement à une banque traditionnelle connectée via agrégation, le compte pro Pennylane est nativement intégré à votre comptabilité : chaque transaction est automatiquement rattachée à l’écriture comptable correspondante, sans ressaisie, sans délai.

Maîtriser les cartes et les dépenses collaborateurs

Depuis le compte pro, vous créez et gérez les cartes professionnelles de vos collaborateurs avec des plafonds paramétrables. Pennylane envoie automatiquement des rappels par e-mail aux collaborateurs dont les justificatifs sont manquants, fini les relances manuelles chronophages en fin de mois.

Effectuer tous types de virements en quelques clics

Le compte pro permet de réaliser :
  • des virements individuels ou groupés ;
  • des virements récurrents (loyer, remboursements de frais…) ;
  • des virements internationaux.
Les coordonnées bancaires de vos bénéficiaires sont gérées directement dans l’interface, sans avoir à quitter Pennylane.

Contrôler vos prélèvements fournisseurs

L’onglet Prélèvements vous offre une vue exhaustive de tous les prélèvements actifs sur votre compte. Vous pouvez les gérer ou les résilier directement depuis Pennylane, sans passer par votre banque.

Bonne pratique n°3 : piloter votre trésorerie en temps réel

La trésorerie reste l’un des nerfs de la guerre dans le pilotage d’une entreprise. Pennylane couvre l’intégralité du cycle : de l’encaissement à la relance, en passant par la planification prévisionnelle.

Payer et être payé

Pennylane centralise toute votre facturation en un seul endroit :
  • Côté clients : créez et envoyez vos factures, devis et documents commerciaux directement depuis la suite. Un devis accepté se transforme en facture en un clic. La facturation récurrente est disponible pour les entreprises fonctionnant par abonnement.
  • Côté fournisseurs : importez automatiquement vos factures fournisseurs, rapprochez-les à vos paiements et suivez les échéances à venir pour ne jamais être pris de court.

Piloter grâce au plan de trésorerie prévisionnel

Le plan de trésorerie de Pennylane vous offre une vision anticipée et structurée de votre situation financière :
  • vision instantanée de votre cash disponible consolidé ;
  • analyse jusqu'à 4 ans d'historique ;
  • projection jusqu'à 3 ans en avant ;
  • simulation de scénarios (hausse de charges, baisse de revenus, effet de saisonnalité…).

Bon à savoir : trois leviers doivent être suivis pour maîtriser votre BFR : les délais de paiement clients (DSO), les délais de paiement fournisseurs (DPO) et les niveaux de stocks.

Automatiser le recouvrement

Une trésorerie saine repose en grande partie sur un bon suivi des paiements clients. Pennylane intègre un module de relance automatique pour ne laisser passer aucune facture impayée :
  • Vue consolidée des factures en retard : client, montant dû, nombre de jours de retard ;
  • Séquences de relance paramétrables : par exemple J-5 avant échéance, puis J+7, J+14 ;
  • E-mails personnalisables envoyés directement depuis Pennylane ;
  • Historique complet de toutes les relances envoyées et des réponses reçues.

Conseil : personnaliser vos messages de relance augmente considérablement les chances de règlement rapide. Définissez un ton adapté à chaque étape de la séquence.

Le regard du contrôleur de gestion TRAX sur la trésorerie

Construire des scénarios prévisionnels pertinents, et savoir lesquels prioriser selon la saisonnalité de votre activité, demande une expertise méthodologique que tous les dirigeants n’ont pas le temps de développer.

Un contrôleur de gestion à temps partagé TRAX peut prendre en charge ce volet en quelques heures par mois : paramétrage des scénarios dans Pennylane, analyse du BFR (DSO, DPO), construction d’alertes personnalisées et présentation des résultats lors d’un point mensuel.

→ À découvrir : Contrôle de gestion externalisé, quels avantages ?

Bonne pratique n°4 : gérer vos équipes et déléguer sans perdre le contrôle

À mesure que votre entreprise grandit, déléguer devient indispensable — sans pour autant perdre la maîtrise de vos flux financiers. Pennylane propose une gestion fine des accès et des processus de validation, pensée pour les structures avec plusieurs collaborateurs ou plusieurs entités.

Attribuer des rôles adaptés à chaque profil

Depuis les paramètres, vous invitez vos collaborateurs en leur attribuant un rôle précis. Chaque rôle détermine ce que l’utilisateur peut consulter, créer ou valider dans la suite. Vous donnez accès à ceux qui gèrent la facturation ou les achats, sans exposer l’ensemble de vos données financières.

Conseil pratique : supprimez les accès des collaborateurs qui ont quitté l’entreprise pour éviter de franchir inutilement un palier d’abonnement.

Structurer vos équipes avec des managers

Pennylane permet de créer des équipes et d’y nommer des managers. Ces derniers valident les dépenses des membres de leur équipe avant que celles-ci ne remontent au directeur financier. Résultat : les processus sont fluidifiés sans créer de goulets d’étranglement, et le DAF garde une vue d’ensemble claire.

Mettre en place des circuits de validation

Les circuits de validation permettent aux managers de valider les paiements et les justificatifs de leurs équipes en amont. C’est un levier puissant pour structurer la gouvernance financière de votre entreprise, en particulier si vous gérez plusieurs centres de coût ou plusieurs entités juridiques.

Et si votre DAF était externalisé à temps partagé ?

Pour les PME et startups qui n’ont pas encore de Directeur Administratif et Financier en interne, un DAF externalisé à temps partagé peut jouer exactement ce rôle :
  • Paramétrage des droits d'accès et des circuits de validation dans Pennylane
  • Supervision des dépenses par équipe et validation des paiements critiques
  • Garantie de la conformité financière sans avoir à recruter un profil senior à plein temps
Le DAF à temps partagé TRAX intervient selon vos besoins, quelques jours par mois suffisent souvent pour structurer une gouvernance financière solide.

→ À découvrir : Qu’est-ce qu’un DAF ?  |  Quelles différences entre DAF et RAF ?

Bonne pratique n°5 : instaurer des rituels de décision et collaborer avec votre expert-comptable

Un bon pilotage ne repose pas seulement sur des données fiables, mais sur leur analyse régulière. Sans rythme de lecture défini, même les meilleures données restent inexploitées. L’enjeu est de transformer vos chiffres en décisions concrètes, grâce à des rituels simples et récurrents.

Trois temps de pilotage complémentaires

Le pilotage de votre entreprise s’organise efficacement autour de trois moments clés, préparés en amont avec une synthèse de vos données issues de Pennylane :
  1. Le point opérationnel (hebdomadaire) : suivre la trésorerie disponible, les factures à relancer, les paiements à valider et les alertes urgentes sur les indicateurs clés.
  2. La revue de direction (mensuelle) : analyser la performance globale — chiffre d’affaires, marge, BFR — et prendre des décisions concrètes avec des responsables et des échéances claires.
  3. La revue stratégique (trimestrielle) : prendre de la hauteur sur la trajectoire de l’entreprise, ajuster les hypothèses, mettre à jour le plan de trésorerie et arbitrer les décisions structurantes (investissements, recrutements…).

Une collaboration fluide avec votre expert-comptable

Grâce à Pennylane, votre expert-comptable devient un véritable partenaire du pilotage — et non plus un simple prestataire sollicité à la clôture. Il peut :
  • accéder aux données comptables en direct, sans export ni envoi de fichiers
  • commenter les écritures et poser des questions sur certaines transactions directement dans l'interface
  • partager des documents dans un espace commun sécurisé
  • travailler de son côté sur les clôtures sans vous interrompre

Checklist : bien piloter son entreprise avec Pennylane

  • Ouvrir un compte pro Pennylane pour une synchronisation comptable native et en temps réel.
  • Connecter toutes vos autres banques via EBICS pour éliminer les angles morts de trésorerie.
  • Utiliser les 300+ intégrations disponibles pour centraliser vos outils métier.
  • Paramétrer les cartes collaborateurs avec des plafonds et activer les rappels de justificatifs automatiques.
  • Mettre en place un plan de trésorerie prévisionnel avec des scénarios à 30, 60 et 90 jours.
  • Configurer des séquences de relance automatique pour réduire vos impayés.
  • Définir des rôles par collaborateur, créer des équipes et activer les circuits de validation.
  • Donner accès à votre expert-comptable pour une collaboration en temps réel.
  • Planifier des rituels de pilotage : point hebdomadaire, revue mensuelle, revue trimestrielle.
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