Office Manager externalisé à temps partagé
Libérez-vous des tâches administratives et financières avec un Office Manager externalisé dans vos bureaux ou à distance.
Nos domaines d’intervention
Gestion financière & comptable
- Traitement des pièces comptables
- Relation avec l'expert-comptable
- Saisie et classement des dépenses
- Gestion des notes de frais
- Rapprochements des opérations bancaires
- Enregistrement des paiements
D'autres missions externalisables
- Mise en place d’un outil de gestion financière
- Structuration du cycle de facturation
- Création et envoi des factures clients
- Classement et archivage des factures
- Suivi des paiements clients
- Suivi des dépenses
Gestion administrative et commerciale
- Suivi des demandes internes et des prestataires
- Gestion administrative courante
- Organisation (réunions, déplacements, matériels)
- Classement et archivage des documents
- Administration des ventes
D'autres missions externalisables
- Gestion des contrats clients et fournisseurs
- Mise à jour des dossiers clients
- Création et envoi de devis
- Gestion du CRM et de la relation client
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Suivi des échéances administratives
Gestion du personnel et des bureaux
- Gestion des absences, congés et RTT
- Rédaction des contrats et avenants
- Organisation des onboarding et offboarding
- Collecte et transmission des variables de paie
- Mise à jour des plannings
- Suivi des formations
D'autres missions externalisables
- Gestion des dossiers du personnel
- Gestion des sujets de santé (médecine du travail, mutuelle, prévoyance...)
- Publication des offres d’emploi
- Gestion de la communication interne
- Coordination des événements internes
- Organisation de séminaires ou team buildings
Nos outils & logiciels Saas
20 autres outils et logiciels
Qu’est-ce qu’un Office Manager externalisé ?
L’office manager TRAX est souvent rattaché au manager ou directeur général de l’entreprise. Il occupe un poste polyvalent, intégrant des compétences en gestion des services généraux et en gestion des ressources humaines.
Au quotidien, l’office manager externalisé intervient sur vos sujets de finance, de services généraux, de ressources humaines, d’événementiel ou de management. Grâce à notre mise à disposition flexible, vous bénéficiez d’un profil adapté à vos besoins spécifiques.
L’office manager TRAX est souvent rattaché au manager ou directeur général de l’entreprise. Il occupe un poste polyvalent, intégrant des compétences en gestion des services généraux et en gestion des ressources humaines.
Au quotidien, l’office manager externalisé intervient sur vos sujets de finance, de services généraux, de ressources humaines, d’événementiel ou de management. Grâce à notre mise à disposition flexible, vous bénéficiez d’un profil adapté à vos besoins spécifiques.
Une offre 100% adaptée à vos besoins
Les besoins d’une entreprise ne sont jamais identiques. Une absence, une période de croissance, une réorganisation ou une augmentation temporaire de la charge peuvent nécessiter un renfort rapide.
Notre modèle permet d’adapter l’intervention à votre situation.
Congé maternité, arrêt maladie ou départ imprévu ?
Nous intervenons rapidement pour assurer la continuité des fonctions support et éviter toute rupture de service.
Vous disposez d’une ressource immédiatement opérationnelle pour maintenir les activités essentielles et accompagner vos équipes.
Clôture comptable, pic d’activité ou événement exceptionnel ?
Nous apportons un renfort ciblé pour gérer la charge sans compromettre la qualité de vos opérations.
L’Office Manager peut intervenir quelques heures, quelques jours par semaine ou de manière ponctuelle selon le volume de travail à couvrir.
Croissance rapide, levée de fonds ou réorganisation interne ?
Nos Office Managers structurent vos flux et assurent la stabilité de votre organisation pendant toute la phase de transition.
Ils peuvent également accompagner la mise en place de nouveaux outils, de nouveaux processus ou de nouvelles méthodes de travail.
Maîtrisez en continu votre budget !
Avec notre offre d’Office Managers externalisés, vous bénéficiez d’un profil qualifié, au juste niveau d’expertise et au rythme qui vous convient.
Vous pouvez ainsi renforcer vos fonctions support sans supporter les contraintes d’un recrutement en CDI lorsque vos besoins ne justifient pas un poste à temps plein.
Vos besoins évoluent selon les périodes ou les projets ?
Grâce à notre modèle flexible et sans engagement, vous ajustez facilement la fréquence d’intervention.
Nos Office Managers peuvent intervenir :
- quelques heures par semaine,
- quelques jours par mois,
- plusieurs jours par semaine,
- de manière ponctuelle,
- pendant une période de transition.
Nous nous adaptons à votre organisation !
Nos Office Managers maîtrisent de nombreux outils collaboratifs et sont habitués à différents environnements de travail.
Ils peuvent intervenir dans vos locaux, à distance ou selon un fonctionnement hybride, en fonction de vos contraintes et de votre organisation interne.
Déléguez l’opérationnel, concentrez-vous sur l’essentiel : la croissance de votre activité.
Nos Office Managers prennent le relais sur vos tâches quotidiennes pour vous permettre d’avancer plus sereinement.
Vous conservez ainsi votre énergie pour le développement de votre activité, le management de vos équipes et vos décisions stratégiques.
Besoin d’y voir plus clair dans votre organisation ?
Nos Office Managers interviennent pour organiser, formaliser et fiabiliser vos processus.
Ils peuvent notamment vous accompagner dans :
- la formalisation des procédures,
- la création d’outils de suivi,
- la centralisation des informations,
- la structuration des flux administratifs,
- la mise en place de nouvelles méthodes de travail.
Transformez vos fonctions support en moteurs de performance.
Grâce à notre expertise terrain, nous structurons, optimisons et faisons monter en maturité vos fonctions administratives.
L’objectif n’est pas seulement de réaliser les tâches. Il s’agit aussi de construire une organisation plus fiable, plus lisible et mieux adaptée au développement de votre entreprise.
Comment choisir un Office Manager ?
Le choix d’un Office Manager externalisé dépend avant tout de vos besoins. Il ne s’agit pas uniquement de rechercher un profil polyvalent : les compétences du professionnel doivent correspondre aux missions qui lui seront confiées.
Avant de choisir un Office Manager, plusieurs critères peuvent être étudiés :
Définir les missions à déléguer
Fluidification de votre organisation quotidienne : Gestion de la pré-comptabilité et de la facturation, gestion du personnel, traitement de dossiers administratifs, etc.
Vous gagnez en efficacité sans recruter un poste à plein temps.
Identifier le niveau d’expertise recherché
Pilotage avec précision de votre performance : tableaux de bord, analyse des coûts, suivi budgétaire, indicateurs clés.
Vous prenez des décisions éclairées grâce à une vision financière fiable et actualisée.
Déterminer le rythme d’intervention
Structuration de l’ensemble de votre back-office : administratif, finances, juridique opérationnel, coordination de vos équipes administratives et financières.
Vous sécurisez vos process tout en accompagnant le développement de votre activité.
Vérifier la capacité d’adaptation
Construire, anticiper et piloter votre trajectoire financière : stratégie budgétaire, prévisionnels, financement, gouvernance financière.
Vous bénéficiez d’une direction financière experte, ajustée à vos besoins réels.
Choisir le bon mode d’accompagnement
Construire, anticiper et piloter votre trajectoire financière : stratégie budgétaire, prévisionnels, financement, gouvernance financière.
Vous bénéficiez d’une direction financière experte, ajustée à vos besoins réels.
Quel est le coût d’un Office Manager externalisé ?
Le coût d’un Office Manager externalisé dépend principalement du volume d’intervention, du niveau d’expertise recherché et des missions confiées.
Chez TRAX, nous définissons le périmètre de la prestation avec vous afin de proposer une solution adaptée à votre organisation, à votre charge de travail et à votre budget.
Nos prestations sont facturées au temps réellement passé, sans frais cachés ni engagement de durée. Vous bénéficiez ainsi d’une facturation transparente et d’une meilleure maîtrise de vos coûts.
Plusieurs critères doivent être pris en compte :
- le nombre d’heures ou de jours d’intervention
- la fréquence de la prestation
- la durée de la mission
- les expériences du profil
- la complexité des sujets à gérer
- le mode d’intervention, sur site ou à distance
- le périmètre des fonctions confiées
Notre mission
Avec plus de 100 entreprises accompagnées et une équipe de 20 collaborateurs répartis entre Paris et Bordeaux, nous intervenons de manière flexible, réactive et personnalisée, selon vos besoins du moment : renfort ponctuel, transition, croissance ou réorganisation.
Nos Office Managers prennent en charge votre gestion administrative, RH et financière, de manière complète ou partielle, selon vos besoins.
Nous proposons des services d’office management externalisés partout en France.
À la manière d’un interne, nous intervenons dans vos locaux ou à distance pour structurer votre gestion administrative opérationnelle semaine après semaine.
Quelles sont les prochaines étapes ?
01
Planification d’un appel découverte
Nous prenons le temps de comprendre et d’analyser vos besoins lors d’un échange dédié, afin d’identifier ensemble la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Nous personnalisons à 100% notre offre selon votre profil (charge de travail, taille de l’entreprise, durée de la mission).
Nous vous présentons l’Office Manager le plus aligné à vos besoins, en veillant à sa bonne intégration dans vos équipes.
Dès la validation de l’accompagnement et du consultant, la mission démarre. Nos équipes restent mobilisées à chaque étape de la mission.
Les résultats obtenus
Faire appel à un Office Manager externalisé permet notamment de :
- Délégation des activités opérationnelles quotidiennes et de la gestion pratique du bureau.
- Gain de temps à consacrer à l’activité pour la direction.
- Opérateur commun à toute la société favorisant une culture d’entreprise.
- Meilleure gestion des dépenses de l'entreprise
- Déléguer les activités opérationnelles quotidiennes et la gestion pratique du bureau
- Libérer du temps pour la direction et les équipes
- Disposer d’un interlocuteur commun pour les différents sujets administratifs
- Améliorer le suivi des dépenses de l’entreprise
- Structurer les processus internes
- Professionnaliser les fonctions support
- Faciliter la coordination entre les équipes et les prestataires
FAQ – Tout ce que vous devez savoir sur notre service d'Office Manager externalisé à temps partagé
Oui, tout à fait. Nous intervenons aussi bien pour des missions très courtes (exemple : préparation d’une certification ou d’une levée de fonds) que pour des missions régulières (exemple : gestion de la paie, création de bilans financiers). Nos Office Managers s’adaptent à vos enjeux avec réactivité et efficacité.
Notre modèle flexible vous permet de bénéficier d’une solution sur mesure, sans engagement de durée, selon vos besoins opérationnels ou stratégiques.
Nos Office Managers peuvent intervenir selon le mode d’organisation qui vous convient le mieux : sur site, à distance ou en mode hybride.
Vous souhaitez une intervention à distance ?
- Où que vous soyez en France, nos Office Managers sont pleinement opérationnelles en télétravail. Ils travaillent depuis nos bureaux à Paris et Bordeaux, avec des outils et des process vérifiés pour garantir efficacité, réactivité et fluidité dans vos échanges.
Vous préférez une présence physique dans vos locaux ?
- En Île-de-France et en région bordelaise : nos Office Managers, basés à Paris et Bordeaux, peuvent se déplacer dans vos bureaux.
- Dans d’autres régions de France : nous activons notre réseau de partenaires de confiance pour répondre à vos besoins localement.
Nos prestations sont facturées au temps réellement passé, sans frais cachés, ni engagement de durée. Vous ne payez que pour les services effectivement rendus.
Selon le forfait choisi (horaire ou journalier), nos Office Managers suivent et documentent précisément le temps consacré à chaque mission. Cette traçabilité garantit une facturation juste et transparente.
Pour vous offrir une meilleure visibilité et un pilotage maîtrisé de vos coûts, nous pouvons également vous transmettre un reporting détaillé du temps réalisé chaque semaine, mois ou trimestre.
Dès que nous avons validé avec vous les contours de la mission (missions, outils, rythme souhaité), nous sélectionnons l’Office Manager le plus adapté et organisons une mise en relation pour valider ensemble l’adéquation du profil.
Après cet échange, la mission peut généralement commencer sous quelques jours (24h à 48h ouvrés au plus tôt).
Notre objectif : vous proposer un démarrage fluide, avec un Office Manager qualifié et aligné sur vos enjeux.
Pas d’inquiétude ! Nous garantissons une continuité de service sans interruption.
En cas d’absence prolongée ou de départ de votre Office Manager TRAX, un nouveau consultant prend le relais sous 48h. Il est formé à vos outils, vos process et vos spécificités. Une passation sera organisée en amont pour assurer une transition fluide, sans impact pour votre activité.
Toutes les données confiées à nos Office Managers sont stockées exclusivement sur vos propres outils et espaces de travail : Google Drive, Notion, Dropbox, ou toute autre solution que vous utilisez.
Nous n’hébergeons aucune donnée en interne. Vous restez donc pleinement propriétaire et maître de vos informations.
NosOffice Managers sont régulièrement formés et sensibilisés aux exigences de confidentialité et de sécurité. La protection de vos données est au cœur de nos engagements.
Découvrez nos études de cas
Office Manager Part-time
Administration du personnel – Traitement des notes de frais – Suivi des encaissements et des dépenses – Suivi du périmètre financier – Gestion de la flotte de véhicules – Participation aux réunions hebdomadaires – Rédaction de procès-verbaux – Participation à l’assemblée générale
Office Manager Part-time
Suivi des encaissements et des dépenses – Gestion de la facturation – Administration du personnel – Variables de paie – Onboarding – Suivi des absences – Organisation d’événements – Gestion des commandes – Gestion du bureau
Les avantages du temps partagé
Le temps partagé est une solution agile qui permet aux entreprises de bénéficier de compétences expertes, sans les contraintes d’un recrutement à temps plein. Le modèle TRAX est fondé sur 3 piliers : la flexibilité, la réactivité et l’efficacité.
En optant pour l’externalisation de l’office management, vous pouvez également bénéficier d’un support ponctuel pour des besoins spécifiques comme la gestion des événements, la formation de vos équipes ou la mise en place d’outils de suivi.
L’accès à des expertises
Formés aux enjeux des PMEs et startups, nos consultants à temps partagé interviennent au sein de vos équipes rapidement. Ils apportent à votre entreprise leur expertise stratégique et opérationnelle.
Une solution flexible
Avec un consultant à temps partagé, vous bénéficiez d’un profil qualifié, au juste prix et au rythme qui vous convient (quelques jours par semaine, par mois…). Renforcez vos fonctions support sans contrainte de recrutement.
Une maîtrise des coûts
Vous disposez d’un niveau d’expertise élevé, adapté à votre taille d’entreprise et à votre rythme d’activité. Vous payez uniquement pour le temps réellement consacré à vos besoins, un investissement proportionné et rentable.
Une meilleure productivité
En faisant appel à des professionnels expérimentés précisément là où vous en avez besoin, vous réduisez les pertes de temps, facilitez la collaboration de vos équipes et observez rapidement une meilleure productivité au quotidien.
Contactez-nous pour discuter de votre besoin !
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Partagez-nous vos coordonnées ainsi qu’une description de vos besoins. Notre équipe vous recontactera sous 24h.