Préparer l’arrivée d’un nouveau salarié
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L’intégration d’un nouveau salarié est une étape essentielle pour garantir son succès au sein de l’entreprise. Après avoir suivi les 6 étapes du processus de recrutement, l’onboarding prend le relais pour transformer cette nouvelle collaboration en une réussite durable. En effet, une intégration bien préparée garantit non seulement un démarrage efficace, mais aussi une meilleure implication du collaborateur sur le long terme.
Cet article vous détaille les trois grandes phases de l’intégration : le pré-boarding, l’arrivée et le suivi. Une approche structurée et bien pensée est la clé pour engager et fidéliser vos nouveaux talents dès le premier jour.
Le pré-boarding
Le pré-boarding consiste à préparer l’arrivée du collaborateur en amont pour créer un climat de confiance et d’enthousiasme.
Informer les équipes et le futur salarié
- Mail d'information interne : Annoncez l’arrivée du nouveau salarié à l’ensemble de l’équipe en précisant son rôle et ses missions. Cela permet de préparer le terrain et d’encourager une dynamique d’accueil.
- Mail de bienvenue : Un email ou un SMS personnalisé destiné au futur collaborateur est une belle manière de marquer son arrivée. Ajoutez des informations pratiques, comme les horaires d’arrivée, l’adresse, ou le contact d’un référent. Ce geste simple contribue à réduire l’appréhension et montre que l’entreprise est attentive à son intégration.
Préparer son arrivée
- Préparer le matériel : Assurez-vous que l’ordinateur, le téléphone, les accès logiciels et autres outils nécessaires soient prêts dès le premier jour. Testez les équipements en avance pour éviter tout problème technique.
- Formaliser les process IT : Documentez les procédures liées aux outils numériques et à l’organisation interne. Prévoyez des guides clairs sur l’utilisation des plateformes (Notion, Google Drive, MySilae, Payfit, Swile, ...), l’organisation des fichiers et les protocoles de sécurité.
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L'arrivée dans l'entreprise
Faire découvrir les locaux
- Visite guidée : Planifiez une visite des locaux dès l’arrivée. Montrez les espaces communs, comme les salles de réunion, la cafétéria, les zones de détente et les bureaux. Profitez-en pour expliquer leur usage et partager quelques anecdotes ou traditions d’entreprise.
- Accueil collectif : Organisez un moment convivial avec l’équipe, comme un petit-déjeuner ou un café d’accueil. Cela permet de briser la glace et de créer rapidement des liens.
Présenter l'entreprise
- Introduction à la culture d’entreprise : Donnez au nouveau salarié accès à un espace digital regroupant les informations clés de l’entreprise : vision, missions, valeurs, processus internes, organigramme, etc. Cela permet de comprendre rapidement les codes et les attentes.
- Introduction à l'IT : Planifiez un temps spécifique pour initier le collaborateur aux outils numériques et aux processus internes. Montrez comment accéder aux fichiers partagés, utilisez les logiciels métiers, et présentez les bonnes pratiques pour maximiser l’efficacité. Cette introduction facilite une prise en main rapide.
- Point d’intégration : Prévoyez un point dédiée avec un manager ou un référent pour détailler les projets en cours, les objectifs du poste, etc. Ce moment permet également de répondre aux premières questions du collaborateur.
Le suivi du collaborateur
Une fois l’arrivée effectuée, il est essentiel de maintenir un suivi régulier pour accompagner le collaborateur dans sa prise de fonction.
Assurer un accompagnement
- Désigner un référent : En général, le manager du collaborateur incarne le rôle de référent. En l'absence de manager, un collègue expérimenté ou un membre de l’équipe peut jouer ce rôle. Ce référent sera le point de contact privilégié pour répondre aux questions du nouveau salarié et l’aider à s’intégrer dans son nouvel environnement professionnel.
Réaliser des bilans
- Recueillir les feedbacks : Sollicitez l’avis du salarié sur le processus d’intégration. Ces retours sont précieux pour améliorer continuellement vos pratiques.
- Planifier des points réguliers : Organisez des réunions hebdomadaires ou bi-mensuelles pour faire le point sur les missions, les éventuelles difficultés et les réussites. Ces échanges permettent d’ajuster les attentes et de rassurer le collaborateur.
Exemple :
- J+1 : Échange pour vérifier que tout est en place (matériel, logiciels) et répondre aux premières questions. Prenez aussi un moment pour discuter de l’intégration dans l’équipe.
- Fin de la première semaine : Point sur les premières missions et ajustement des priorités ou processus si besoin.
- 1 mois : Discussion sur l’avancement, les besoins en accompagnement et l’adéquation entre les attentes et le poste.
- Mi-période d’essai : C’est l’occasion pour le collaborateur de parler de ses ressentis et pour le manager de faire des feedbacks sur l’intégration et/ou la performance. Le nouveau collaborateur peut s’appuyer sur un rapport d’étonnement pour formaliser ses retours quant à sa prise de poste.
