Quand recruter un Office Manager dans son entreprise ?
Besoin d’un office manager à temps partagé ?
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À mesure qu’une entreprise se développe, son organisation évolue, parfois plus vite que prévu. Ce qui fonctionnait très bien à ses débuts devient progressivement plus complexe : les tâches administratives s’accumulent, les équipes grandissent, les process se multiplient et les dirigeants jonglent avec de plus en plus de responsabilités.
Dans ce contexte, une question revient souvent chez les fondateurs, dirigeants de start-ups et de PME : à quel moment est-il pertinent de recruter un Office Manager ?
Dans cet article, nous vous proposons de mieux comprendre ce métier, d’identifier les moments clés où son intervention devient pertinente, et de mesurer les bénéfices qu’un Office Manager peut apporter à une entreprise en développement.
Qu’est-ce qu’un Office Manager ?
Concrètement, le métier d’Office Manager est ultra polyvalent. Ses missions sont très variées d’une entreprise à une autre, et regroupe souvent plusieurs métiers en un seul :
- Assistante Administrative et Financière
- Gestionnaire de bureau
- Chief Happiness Officer
- Assistante de direction
Tant de métiers auxquels est comparé, confondu et associé le métier d’Office Manager.
L’Office Manager a des tas de missions communes avec ces différents métiers et c’est pour cela que le poste d’OM est clé. C’est un véritable couteau-suisse : gestion de la facturation, organisation d’événements, onboarding des collaborateurs…
Quand recruter un Office Manager ?
1. Lorsque la charge administrative freine la croissance
Lorsque les fondateurs ou managers consacrent une part importante et en constante croissance de leur temps à la gestion administrative, financière ou RH, cela devient un frein au développement.
L’Office Manager permet alors de reprendre la main sur ces tâches essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Ces tâches sont souvent répétitives, longues et sans réelle valeur ajoutée au développement commerciale de l’entreprise (même si soyons clairs, toutes les missions couvertes par l’OM ont un impact de loin ou de près sur le développement de l’entreprise).
2. À partir d’un certain seuil de croissance de l’équipe
Une entreprise qui se développe à vue d’oeil connait forcément une augmentation de ses effectifs. Et comme beaucoup le savent, plus il y a de collaborateurs dans une entreprise, plus l’organisation et la gestion des collaborateurs s’intensifient et se complexifient :
- onboarding des nouveaux collaborateurs,
- suivi des contrats et des variables de paie,
- organisation de la vie d’équipe,
- structuration des process internes,
- et plein d’autres missions se développent ou se créent.
3. Lorsque les process internes montrent leurs limites
Les outils et process internes se développent (Slack, Notion, Trello, etc), les informations se multiplient et deviennent difficiles à retrouver, les délais de traitement des demandes internes et externes qui s’allongent.
Bref, ce sont de réels signaux d’alerte pour se dire qu’il est sûrement l’heure de recruter un Office Manager.
Dans ce genre de situation, l’OM accompagnera sur la formalisation, harmonisation et l’optimisation des process, avant que les dysfonctionnements ne s’accumulent et ne s’installent durablement.
4. En phase de structuration ou de changement
Comme vous avez pu le comprendre à travers les points précédents, l’Office Manager est l’élément essentiel lorsqu’une entreprise voit les choses bouger et se développer.
Mais attention, il n’y a pas que les changements RH qui peuvent pousser une entreprise à recruter un Office Manager.
Levée de fonds, forte accélération de l’activité commerciale, ouverture d’un nouveau bureau, réorganisation interne… C’est un vaste panel de périodes de transition à laquelle une entreprise peut être confrontée. Et bien entendu, elles sont particulièrement propices à l’arrivée d’un Office Manager.
Son rôle est alors clé pour accompagner le changement, sécuriser l’existant et préparer l’entreprise à la suite.
Vous souhaitez recruter un Office Manager ?
Pourquoi recruter un Office Manager aujourd’hui ?
Pourquoi recruter ?
Pour beaucoup d’entreprises (encore aujourd’hui) le poste d’Office Manager est assez vague.
Dans la première partie, on a beaucoup mis en avant les tâches administratives, organisationnelles et RH que l’Office Manager peut couvrir. Mais, la réalité sur le métier d’Office Manager est que ce poste regorge de missions diverses et variées.
L’Office Manager est peut être la solution à de nombreux “ralentissements” que peut rencontrer une structure.
Le recrutement d’un office manager répond à de nombreux besoins (on va rester non-exhautif sinon la liste risque d’être longue) : fluidité des opérations, cohésion et bien-être des équipes et support dans la gestion financière.
Comment recruter ?
Le marché évolue et le champ des possibles est ouvert : l’office manager externalisé à temps partagé et le recrutement freelance séduisent autant que le classique CDI.
Chaque type de contrat à ses avantages et ses inconvénients, et c’est à l’entreprise d’évaluer ce qui lui conviendra au mieux.
Les bénéfices pour les start-ups et PME
1. Gagner du temps au quotidien
À mesure qu’une entreprise se développe, les tâches administratives, RH et organisationnelles deviennent plus nombreuses et plus complexes. Dans de nombreuses entreprises, les dirigeants cumulent plusieurs rôles dont celui d’Office Manager ou Assistant(e) Administratif(ve).
En déléguant ces tâches à un Office Manager, les dirigeants peuvent progressivement se recentrer sur leur rôle stratégique : développement commercial, vision de l’entrerise, management et croissance.
L’Office Manager à temps partagé aide à poser un cadre, à prioriser et à structurer ce qui, jusque-là, était souvent géré « au fil de l’eau ».
2. Améliorer l’expérience des collaborateurs
Onboarding structuré, réponses rapides aux questions administratives, cadre de travail organisé : l’Office Manager contribue directement au bien-être des collaborateurs en étant un de leur premier point de contact.
D’ailleurs le poste d’Office Manager est souvent fusionné avec le métier de Chief Happiness Officer, car il peut être amené à avoir des missions autour de l’organisation d’événements internes (séminaire, pot de d’arrivée ou de départ, fêtes de fin d’année, …).
Une meilleure expérience interne favorise l’engagement, la fidélisation des talents et limite le turnover.
3. Mettre en place des bases solides pour la croissance
La croissance d’une entreprise ne se limite pas à l’augmentation du chiffre d’affaires ou des effectifs. Elle implique aussi une évolution progressive de l’organisation interne. L’Office Manager accompagne cette transformation en aidant l’entreprise à structurer ses bases, sans jamais perdre de vue sa culture, sa taille et ses objectifs.
Concrètement, il intervient sur la mise en place d’outils ou l’amélioration des process administratifs, RH et financiers. L’objectif n’est pas de sur-organiser, mais de créer un cadre clair et évolutif, capable de soutenir le développement futur.
4. Choisir un accompagnement adapté aux enjeux de l’entreprise
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins, ni les mêmes contraintes.
Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises comme TRAX proposent des solutions pour répondre aux différents besoins des structures. L’Office Manager peut intervenir à temps plein, à temps partagé ou de manière externalisée (freelance ou cabinet d’externalisation), selon le stade de développement et les priorités.
Cette flexibilité permet d’avancer étape par étape, en restant aligné avec les ressources disponibles.
