Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?
Besoin d’un office manager à temps partagé ?
Nos consultants interviennent dans vos locaux ou à distance.
La comptabilité est souvent perçue comme une tâche fastidieuse et peut vite devenir un casse-tête. Pourtant, avant même que l’expert-comptable ne mette la main sur les documents comptables, il y a une étape essentielle : la pré-comptabilité.
Souvent négligée ou perçue comme une tâche secondaire, la pré-comptabilité joue pourtant un rôle clé dans la bonne gestion financière d’une entreprise. Mais qu’est-ce que c’est exactement et pourquoi est-ce si important ?
Définition de la pré-comptabilité
La pré-comptabilité, c’est tout le travail de gestion et d’organisation des documents financiers avant leur traitement par un comptable. Sans cette étape, on risque vite de se retrouver avec des erreurs, des documents manquants et, au final, une comptabilité confuse et chronophage.
Concrètement, cela inclut la collecte, la vérification et le classement des factures, des notes de frais, des justificatifs de paiement ou encore des relevés bancaires.
L’objectif ? Faciliter la comptabilité, éviter les erreurs et s’assurer que tout est en règle. Une entreprise qui gère bien sa pré-comptabilité gagne en efficacité, réduit ses coûts comptables et garde une vision claire de sa trésorerie.
Pourquoi faire de la pré-comptabilité ?
La pré-comptabilité permet d’organiser et de structurer les informations financières avant leur traitement par un comptable ou un expert-comptable. Cela facilite la gestion des documents, réduit les risques d’erreurs et assure une comptabilisation plus rapide et précise. En mettant en place un suivi rigoureux des pièces justificatives, telles que les factures et relevés bancaires, l’entreprise gagne en efficacité et en transparence.
Cette étape est essentielle pour préparer une clôture des comptes, assurer une bonne gestion de la trésorerie et optimiser les coûts associés aux services comptables.
Les avantages de la gestion pré-comptable sont nombreux, parmi les principaux :
- Gagner du temps : Moins de perte de documents, moins d’échanges inutiles avec le comptable. Tout est clair et prêt à être traité.
- Réduire les erreurs : En anticipant la vérification des factures et des justificatifs, on évite les mauvaises surprises lors de la clôture des comptes.
- Piloter son activité : En ayant une vision des entrées et sorties d’argent, on peut mieux anticiper la trésorerie et la rentabilité.
- Maîtriser son budget : Plus les documents sont bien préparés, moins le comptable passera de temps dessus, et donc, moins ses honoraires seront élevés.
Différence entre pré-comptabilité et pré-bilan comptable
- La pré-comptabilité concerne la gestion quotidienne des pièces comptables avant leur intégration dans la comptabilité officielle.
- Le pré-bilan comptable, lui, est une analyse effectuée en amont du bilan annuel. Il permet d’anticiper les résultats de l’entreprise et de prendre des décisions stratégiques avant la clôture des comptes.
La pré-comptabilité est un travail en continu tandis que le pré-bilan est une vérification ponctuelle avant la clôture des comptes.
Les principales étapes de la pré-comptabilité
- Collecte des pièces comptables : Factures, reçus, notes de frais, justificatifs de paiement.
- Vérification et classification des documents : Vérifier la conformité des pièces et les organiser (par date, fournisseur, nature des dépenses…).
- Saisie et enregistrement : Intégrer les données dans un logiciel de gestion ou un tableur.
- Rapprochement bancaire : Comparer les mouvements bancaires avec les pièces justificatives pour s’assurer qu’il n’y a pas d’anomalie.
- Export des données vers le logiciel de pré-comptabilité : Certains logiciels comme Pennylane et Tiime peuvent être connecté à l’espace du comptable ce qui lui premet de recueillir toutes les données.
Quels logiciels pour la pré-comptabilité ?
Pour gérer votre pré-comptabilité de manière efficace et éviter de traiter toutes les tâches manuellement, il est en général recommandé d’adopter une solution de pré-comptabilité.
Cela permet de gagner du temps, d’optimiser les processus et de réduire les erreurs humaines liées à la gestion des documents et des transactions financières. Plusieurs outils sont disponibles sur le marché pour automatiser et simplifier cette gestion.
Tiime, Pennylane, Sage, … Ces logiciels proposent des solutions complètes pour automatiser la gestion des documents financiers.
Parmi les multiples fonctionnalités de ces solutions, on retrouve :
- Import automatique des factures depuis diverses sources.
- Reconnaissance des données grâce à la technologie OCR pour extraire les informations clés (montant, fournisseur, date, etc.).
- Synchronisation directe des comptes bancaires pour automatiser le rapprochement bancaire.
Le bon outil dépend de la taille de l’entreprise et du volume de documents à traiter.
Externaliser la pré-comptabilité à un office manager
Externaliser la gestion de la pré-comptabilité peut être une bonne solution pour plusieurs raisons. Certaines entreprises manquent de temps pour se consacrer à cette tâche financière essentielle, tandis que d’autres peuvent avoir besoin d’expertise spécifique ou souhaiter se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
La pré-comptabilité, bien que nécessaire, peut rapidement devenir chronophage et complexe. Dans ce contexte, l’externalisation à un prestataire compétent, tel qu’un office manager, peut offrir une alternative efficace.
L’office manager peut s’avérer être une bonne solution pour déléguer la gestion pré-comptable. En effet, ce poste joue un rôle clé en assurant la gestion administrative et financière quotidienne. Il peut réaliser les missions pré-comptables suivantes :
- La collecte et du suivi des documents comptables
- Le rapprochement bancaire et le contrôle des factures
- La communication avec l’expert-comptable
En externalisant cette tâche, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur votre activité, sans vous noyer dans la paperasse.
Découvrez d'autres articles
