Office manager externalisé : freelance ou cabinet spécialisé ?
Besoin d’un office manager à temps partagé ?
Nos consultants interviennent dans vos locaux ou à distance.
La gestion administrative, financière et organisationnelle d’une entreprise peut rapidement devenir complexe, surtout lorsqu’elle se développe ou qu’elle dispose d’une équipe réduite.
Faire appel à un office manager externalisé s’avère être une solution de plus en plus utilisée pour répondre à des besoins administratifs et opérationnels sans recourir à une embauche à temps plein.
Mais avant de choisir entre un freelance ou un cabinet spécialisé, il peut être utile de se poser la question plus globale : faut-il embaucher un office manager ou externaliser cette fonction ?
Si l’externalisation répond au mieux à vos besoins, sachez qu’il existe plusieurs façons de passer par un office manager externalisé : freelance ou cabinet spécialisé. Il peut être difficile de savoir quel format convient le mieux à votre situation. TRAX vous présente les différences, avantages et limites de ces deux solutions afin de vous aider à faire le meilleur choix.
Les différences entre freelance et cabinet d'externalisation
Les différences clés entre un office manager freelance et un cabinet d’office management externalisé reposent sur la structure, la flexibilité, les coûts et la continuité du service.
Structure et fonctionnement
L’office manager freelance travaille à titre indépendant, souvent pour une ou plusieurs entreprises simultanément. Il gère lui-même sa relation client, adapte sa charge de travail et intervient ponctuellement ou sur des projets spécifiques.
Un cabinet d’office management, au contraire, est une entité collective qui propose une équipe d’office managers et d’assistants, ou de partenaires. Le cabinet mutualise les compétences et garantit un suivi régulier même en cas d’absence d’un intervenant. De plus, la mission est généralement supervisée par un manager qui assure le suivi de la misson, la satisfaction du client et l’acccompagnement du consultant office manager.
Flexibilité et personnalisation
Le freelance est souvent très flexible, il peut intervenir quelques heures par semaine ou sur des périodes ponctuelles. En revanche, sa disponibilité dépend de sa charge de travail et il peut être moins réactif en cas d’urgence.
Le cabinet, lui, est moins flexible sur les horaires (souvent aligné sur des horaires de bureau), mais il est capable d’assurer une continuité de service grâce à la mutualisation des ressources. Si une personne est absente, une autre peut reprendre le dossier.
Coûts et conditions contractuelles
Un freelance facture généralement à l’heure ou au forfait, avec des tarifs variant selon son expérience et la mission. C’est une solution souvent plus économique à court terme.
Le cabinet d’externalisation applique un tarif plus élevé, mais ce coût inclut la gestion administrative, la coordination et les garanties liées à la structure (remplacement, suivi qualité). Un modèle plus adapté à des besoins récurrents.
Expertise et continuité
Le freelance, souvent très polyvalent, s’appuie sur son expérience pour couvrir plusieurs domaines (administration, RH, finances, gestion de projet) et s’implique fortement dans la culture d’entreprise.
Le cabinet garantit la continuité du service et l’accès à des expertises multiples, ce qui le rend pertinent pour les entreprises en croissance ou à forte exigence organisationnelle.
Les avantages et inconvénients
Le choix entre un office manager externalisé freelance et un cabinet d’externalisation spécialisé dépend principalement des besoins, du budget et de la structure de votre entreprise.
Office manager freelance
L’office manager freelance est une solution souple et économique, idéale pour les PME, TPE et startups qui ont des besoins fluctuants ou ponctuels.
- Avantages : flexibilité des horaires, relation directe avec l’office manager, TJM généralement inférieur à un cabinet, et expertise souvent variée.
- Inconvénients : gérer le processus de sélection du freelance (annonce, recherche de profils...), disponibilité limitée, dépendance à une seule personne, moins de garanties légales ou contractuelles qu’un cabinet (assurances, continuité de service).
Cabinet d'externalisation spécialisé
- Avantages : gestion du recrutement, disponibilité immédiate et continuité du service en cas d'absence, expertise multidisciplinaire (finance, administratif, événementiel, organisationnel), capacité à gérer des missions complexes.
- Inconvénients : coûts généralement plus élevés, plus de formalités contractuelles (peuvent ralentir le démarrage de la mission).
Chez TRAX, nous proposons un service d’office manager externalisé à temps partagé. Un accompagnement sur-mesure, flexible et maîtrisé, pour répondre à vos besoins.
Les missions de l’office manager externalisé
Un office manager externalisé peut prendre en charge un large éventail de missions pour soutenir la gestion globale et le bon fonctionnement de l’entreprise, particulièrement dans les PME, TPE ou startups.
Finance & comptabilité
- Suivi budgétaire, gestion de la trésorerie, contrôle et préparation des factures, recouvrement de créances.
- Traitement des pièces comptables, relation avec le cabinet d'expert-comptable, préparation des bilans.
Ressources Humaines
- Suivi administratif du personnel, gestion des absences et congés, intégration des nouveaux employés.
- Organisation de formations, soutien à la gestion des talents, relation avec les prestataires RH (mutuelle, prévoyance).
Administratif & organisationnel
- Gestion des services généraux : entretien, sécurité, maintenance, prestation de services divers.
- Préparation des commandes, gestion des stocks de fournitures et organisation logistique des locaux.
- Gestion du courrier, des appels téléphoniques, des agendas et réunions, classement et archivage de documents.
Communication & événementiel
- Diffusion d'informations internes, organisation d'événements internes ou externes.
- Gestion de l'environnement de travail.
Projets transverses et transformation digitale
- Mise en place de processus et outils (SIRH, CRM, digitalisation des outils de travail).
- Coordination de projets spécifiques comme les déménagements, la démarche RSE ou le suivi des audits.
Un office manager externalisé intervient de manière polyvalente sur des missions administratives, comptables, RH, logistiques, événementielles et organisationnelles, selon les besoins de l’entreprise.
Le coût d'un office manager externalisé
Le coût d’un office manager externalisé se chiffre principalement à l’heure, avec des tarifs compris généralement entre 40 et 80 € de l’heure, en fonction de l’expérience, de la complexité des missions et du mode d’intervention (freelance ou cabinet d’externalisation).
- Le volume et la nature des tâches confiées (administratives, financières, RH, organisationnelles).
- La fréquence d'intervention : quelques heures par semaine, à temps partagé, ou sur projets ponctuels.
- Le niveau d'expertise requis, un office manager senior étant facturé plus cher qu'un junior.
- Le type de prestataire : un freelance peut proposer des tarifs plus flexibles, tandis qu'un cabinet intègre souvent un forfait global incluant continuité de service et ressources pluridisciplinaires.
Pour chiffrer précisément, il faut estimer le nombre total d’heures nécessaires par mois multipliées par le tarif horaire adapté au profil. Il est également important de prendre en compte les gains sur les coûts fixes que représentent l’absence de charges sociales.
