Qu’est-ce qu’un office manager ?

Au quotidien, l’office manager est un véritable couteau suisse. Il doit jongler avec les fonctions d'un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d'un responsable administratif, événementiel ou comptable.

Qu'est-ce qu'un Office Manager ?​

Besoin d’un Office Manager à temps partagé ?

Nos experts interviennent dans vos locaux ou à distance.

L’Office Manager est un pivot essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. Il coordonne divers aspects administratifs et opérationnels pour assurer un environnement de travail efficace et productif au sein d’une entreprise. Bien que le métier ne soit pas largement répandu en France et souvent confondu avec celui d’assistant(e) de direction, l’Office Manager est généralement attaché au directeur général et travaille principalement dans des PME ou des TPE.

Ses responsabilités polyvalentes comprennent l’assistance à la direction, la coordination des activités quotidiennes et la supervision de la gestion administrative

Quelle est la différence entre un Office Manager et une Assistante de direction ?

Office management VS Assistant de direction : ce sont deux fonctions différentes !

L’office manager est parfois confondu avec d’autres professions présentant des similitudes dans leurs responsabilités et leurs fonctions, notamment l’assistante de direction.

Ces deux postes impliquent souvent la gestion des tâches administratives, la coordination des agendas, la planification des réunions et la communication avec les différents pôles de l’entreprise. Cependant, l’office manager se focalise davantage sur la gestion des installations et des services généraux, en plus de ses responsabilités administratives, tandis que l’assistante de direction concentre ses missions sur le soutien direct aux cadres supérieurs de l’entreprise.

Malgré ces chevauchements, les domaines de responsabilité et les objectifs principaux de ces postes peuvent varier en fonction de la structure et des besoins spécifiques de l’entreprise.

Quelles sont les missions principales d’un Office Manager ?

Ses responsabilités polyvalentes comprennent l’assistance à la direction, la coordination des activités quotidiennes et la supervision de la gestion administrative. Au quotidien, l’office manager est un véritable couteau suisse. Il doit jongler avec les fonctions d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif, événementiel ou comptable.

L’Office Manager doit mener plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :

Administratif

  • Gestion des activités opérationnelles quotidiennes
  • Aide à l’implémentation d’outils de gestion
  • Traitement et rédaction de courriers administratifs
  • Suivi de dossiers administratifs

Services généraux

  • Assurer la maintenance courante des locaux
  • Participation à l’organisation d’évènements internes et externes (conférences, team buildings, séminaires, etc)
  • Gestion des stocks de fournitures et consommables
  • Gestion du courrier

Ressources Humaines

  • Administration du personnel (congés, absences, etc)
  • Rédaction de contrats de travail
  • Variables de paie
  • Élaboration du processus d’onboarding / d’offboarding
  • Gestion des plannings

Finance

  • Lien avec le comptable / expert-comptable pour le suivi des dossiers
  • Facturation clients
  • Recouvrement
  • Suivi et gestion des dépenses et budgets
  • Suivi des échéances de paiement

Pour quelles raisons recruter un office manager ?

Faire appel à un Office Manager représente bien plus qu’une simple décision organisationnelle pour les entreprises modernes. Dans un environnement professionnel en constante évolution, où l’efficacité opérationnelle et le bien-être des employés sont des priorités, l’Office Manager incarne un maillon essentiel du succès organisationnel. Cette décision stratégique découle de diverses motivations, allant de la nécessité de rationaliser les processus administratifs à la recherche d’un environnement de travail plus harmonieux et productif. Dans cette perspective, explorer les raisons sous-jacentes à l’embauche d’un Office Manager offre un éclairage sur les avantages tangibles qu’il apporte à une entreprise.

Le recours à un Office Manager externalisé à temps partagé représente une stratégie émergente et efficace pour de nombreuses entreprises, grandes ou petites. Dans un environnement professionnel en constante évolution, où la flexibilité et l’optimisation des ressources sont des impératifs, l’externalisation de certaines fonctions administratives devient une option de plus en plus attrayante.

Dans cette optique, comprendre les raisons qui poussent au recrutement d’un Office Manager externalisé à temps partagé est essentiel pour les entreprises cherchant à maximiser leur efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts.

5 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un office manager

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Notre équipe d’Office Managers part-time vous accompagne dans la gestion de vos tâches quotidiennes afin de répondre au mieux à vos besoins.

Les avantages de l’Office Manager

Il y en a cinq et pas des moindres.

Gagner en flexibilité

En faisant appel à un office manager externe à temps partagé, les entreprises ont la flexibilité d’adapter les heures travaillées en fonction de leurs besoins spécifiques, ce qui leur permet d’ajuster les ressources en fonction de la charge de travail. L’entreprise fixe librement le nombre de jour où l’Office Manager intervient dans l’entreprise ainsi que la durée de son intervention (qui peut être écourtée ou au contraire prolongée en fonction des besoins et/ou situation financière de l’entreprise).

Disposer d’une expertise professionnelle

Chez TRAX, nos office managers  interviennent simultanément dans plusieurs entreprises aux profil et besoins variés. Ces expériences leur permettent de déceler des solutions innovantes et de les adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Se concentrer sur son cœur de métier

En déléguant les tâches administratives à un Office Manager externalisé, les entreprises, plus particulièrement les dirigeants, peuvent se concentrer sur le développement de l’entreprise et sur leur cœur de métier, ce qui contribue à améliorer leur compétitivité sur le marché.

Bénéficier d’un service réactif 

Chez TRAX, nos office managers sont réactifs et s’adaptent rapidement aux changements d’environnement. Ainsi, ils répondent efficacement aux besoins évolutifs de nos clients.

Répondre à un besoin ponctuel OU récurrent

Chez TRAX, nos office managers interviennent dans vos bureaux ou à distance à temps partagé.

Opter pour le temps partagé permet aux dirigeants de moduler librement, et sans engagement, les interventions de nos office managers. L’office manager à temps partagé offre une solution idéale pour répondre à des besoins temporaires ou à des situations exceptionnelles.

Par exemple : En cas de départ imprévu ou prévu d’un collaborateur, recourir à un consultant à temps partagé représente une stratégie judicieuse afin de disposer du temps nécessaire pour recruter le candidat idéal pour le poste vacant.

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