L’externalisation en entreprise
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L’externalisation, ou sous-traitance s’impose comme une stratégie incontournable pour alléger la charge administrative et se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Ce processus permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’accéder à des compétences expertes.
L’externalisation : Qu’est-ce que c’est ?
L’externalisation désigne le transfert de certaines activités annexes d’une entreprise à un prestataire externe.
Souvent, les fonctions supports sont externalisées en entreprise. Bien que nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation, ne relèvent souvent pas directement de son cœur de métier. Ces activités, souvent chronophages et à faible valeur ajoutée, incluent la gestion administrative, la gestion de la paie, et le back-office. Les entreprises, notamment les TPE/PME, se concentrent sur leur cœur de métier en déléguant ces tâches.
L’objectif de cette démarche est de permettre à l’entreprise de se concentrer sur ses compétences clés tout en optimisant ses ressources et ses coûts.
💡 Une étude de Deloitte révèle que les perspectives de croissance du marché de l’externalisation sont de l’ordre de 14 à 36%. Cette évolution concerne l’ensemble des fonctions support, plus particulièrement l’informatique, la finance et les ressources humaines.
Pourquoi externaliser en entreprise ?
Les motivations qui poussent les entreprises à externaliser certaines fonctions sont multiples et s’appuient sur des gains mesurables. Voici pourquoi de plus en plus d’entreprises franchissent le pas :
- Se concentrer sur l'essentiel : En déléguant certaines tâches, vous dégagez du temps pour ce qui fait vraiment la différence, comme la relation client, l’innovation ou la stratégie.
- Réduction des coûts : Avec l’externalisation, vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. L'externalisation permet de réaliser des économies substantielles en évitant l’embauche de personnel supplémentaire ou les investissements dans des infrastructures coûteuses.
- Accès à une expertise spécialisée : En externalisant, une entreprise peut bénéficier de l’expertise de prestataires spécialisés, souvent à la pointe dans leur domaine. Une expertise qui peut concernée aussi bien la paie, l’informatique ou encore la gestion de la relation client. Cela permet non seulement d’assurer une qualité de service optimale, mais aussi de se conformer aux dernières évolutions réglementaires et technologiques.
- Flexibilité : Adieu rigidité, bonjour agilité ! L’externalisation offre une grande flexibilité, en permettant d’ajuster les ressources selon les besoins de l’entreprise. Qu’il s’agisse de répondre à des pics d’activité ou de s’adapter à des périodes plus calmes, cette souplesse permet d’optimiser l’efficacité opérationnelle.
- Réduction des risques : En confiant des tâches sensibles à des experts, les entreprises minimisent les risques liés à la conformité légale, à la gestion des données ou à la cybersécurité.
Notre équipe d’Office Managers part-time vous accompagne dans la gestion de vos tâches quotidiennes afin de répondre au mieux à vos besoins.
Quels services peuvent être externalisés ?
Les fonctions support à faible valeur ajoutée sont souvent externalisées selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Voici quelques exemples de fonctions que vous pouvez déléguer :
- La comptabilité et la finance : Expert-comptable externe, gestion des paies, déclarations fiscales, préparation des bilans financiers sont autant de tâches qui peuvent être confiées à des prestataires externes spécialisés. Finies les nuits blanches à jongler avec les factures et les bilans !
- Les ressources humaines : Le recrutement, la gestion de la paie, la gestion des contrats de travail, la formation ou encore la gestion des carrières sont des domaines souvent externalisés pour libérer les services RH internes de ces tâches administratives. Externalisez et concentrez-vous sur le développement de vos équipes.
- L’informatique : Des entreprises externalisent leur gestion IT, notamment la maintenance des systèmes, la cybersécurité ou encore l’hébergement cloud, afin de garantir une expertise de pointe dans un secteur en constante évolution.
- Le service client : Déléguer la gestion des appels entrants, des emails ou de l’assistance technique permet d’assurer une réactivité optimale tout en se concentrant sur le développement des produits ou services.
- Le marketing digital : Les entreprises externalisent également de plus en plus la gestion de leur présence en ligne, y compris les réseaux sociaux, les campagnes publicitaires ou encore la création de contenu.
Les avantages de l’externalisation
1. Concentration sur le coeur de métier
Votre entreprise est unique, et votre savoir-faire aussi. L’externalisation libère les ressources internes et permet aux entreprises de concentrer leurs efforts sur les activités à forte valeur ajoutée, favorisant ainsi l’innovation et le développement commercial.
2. Réduction des coûts
En évitant des coûts fixes tels que le recrutement et la gestion de la paie, ou l’investissement dans des infrastructures, les entreprises optimisent leurs ressources financières.
3. Accès à une expertise spécialisée
Les prestataires d’externalisation offrent une expertise pointue en continue, souvent difficile à acquérir en interne. Cela garantit un service de qualité tout en évitant de suivre continuellement les évolutions technologiques ou législatives.
4. Flexibilité
Votre entreprise évolue constamment ? L’externalisation permet aux entreprises d’ajuster le volume de services externalisés en fonction de leurs besoins, offrant une grande souplesse et réactivité face aux variations d’activité. C’est comme avoir une équipe sur-mesure, prête à s’adapter à vos défis.
5. Réduction des risques
Confier des tâches à des experts, notamment en cybersécurité et gestion des données, réduit les risques d’erreurs légales ou de sécurité.
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L’externalisation des fonctions support est bien plus qu’une simple solution pour alléger la charge administrative des entreprises. C’est une véritable stratégie pour gagner en flexibilité, en efficacité, et se concentrer sur l’essentiel. En délégant, vous gagnez du temps, de l’argent et de l’agilité, tout en accédant à une expertise qui vous propulse plus loin.
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