Administratif

Quelles activités externaliser ?

Découvrez comment l'externalisation peut transformer votre entreprise ! Définition, raisons, tâches à déléguer et conseils pratiques : tout ce qu'il faut savoir pour externaliser vos activités.

Publié le : 27/11/2024

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L’externalisation, ou outsourcing, est bien plus qu’une tendance : c’est une véritalbe solution pour toute entreprise qui cherche à allier performance et flexibilité. En confiant certaines activités à des prestataires spécialisés, vous libérez du temps et des ressources pour vous recentrer sur votre cœur de métier, là où se crée votre véritable valeur ajoutée.

Que ce soit pour optimiser vos coûts, accéder à des expertises spécifiques ou gagner en agilité, l’externalisation offre des opportunités pour répondre aux défis d’un environnement en constante évolution.

Mais concrètement, quelles activités externaliser, comment choisir le bon partenaire, et pourquoi le faire ?

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation désigne le processus par lequel une entreprise confie certaines tâches, fonctions ou projets à un prestataire externe. Cela peut concerner des activités ponctuelles (par exemple, une campagne marketing) ou récurrentes (comme la gestion de la paie).

Les différentes formes d’externalisation

L'externalisation totale : le prestataire prend en charge l’intégralité d’une fonction (ex. : externalisation complète de la comptabilité).
L'externalisation partielle : seule une partie des tâches est confiée à un externe (ex. : gestion des fiches de paie uniquement).
L'externalisation offshore : recours à des prestataires situés à l’étranger, souvent pour réduire les coûts.

Les questions à se poser avant d’externaliser

Avant de franchir le pas, une réflexion approfondie est nécessaire. Voici quelques questions essentielles pour éviter les erreurs :

Quelles activités sont au coeur de mon business ?
Les activités directement liées à votre différenciation ou à votre proposition de valeur doivent rester en interne.
Quelles compétences me manquent en interne ?
Analysez les domaines où vos équipes manquent de temps ou d’expertise.
Quel est mon budget ?
Déterminez si externaliser sera plus rentable que recruter en interne. Prenez en compte les coûts cachés : suivi du prestataire, ajustements, etc.
Quels résultats est-ce que j’attends ?
Fixez des objectifs clairs : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la qualité, etc.

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Quelles sont les raisons qui poussent les entreprises à externaliser ?

1) Réduction des coûts

L’externalisation permet de diminuer significativement les dépenses liées à certaines fonctions. En confiant des tâches à des prestataires externes, les entreprises évitent :

Les frais de recrutement et de formation.
Les charges sociales et autres coûts associés à l’embauche d’un employé en interne.
L’achat de matériel ou de logiciels spécifiques.

Exemple : Externaliser la gestion comptable revient souvent moins cher que d’embaucher un comptable à temps plein, surtout pour les petites structures.

2) Gain d'agilité et de performance

L’externalisation permet de collaborer avec des experts dans leur domaine, sans avoir à recruter en interne. Les prestataires spécialisés disposent des compétences et des outils nécessaires pour offrir un service de qualité supérieure, souvent plus rapidement et efficacement.

Exemple : Une entreprise peut faire appel à une agence marketing pour gérer ses campagnes publicitaires en ligne, bénéficiant ainsi des dernières techniques et tendances du marketing digital.

3) Concentration sur le cœur de métier

En déléguant les tâches secondaires ou chronophages, les entreprises libèrent du temps et des ressources pour se concentrer sur ce qu’elles font de mieux. L’objectif est clair : maximiser leur valeur ajoutée et leur compétitivité.

Exemple : Une start-up technologique peut externaliser ses ressources humaines pour se focaliser sur le développement de son produit phare ou l’acquisition de clients.

Les activités qui peuvent être externalisées

Les activités externalisées varient selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise, mais voici les plus courantes :

Administratif

Mise en conformité des documents, gestion et classement des dossiers, établissement des fiches de paie, suivi des congés et absences, gestion des versements.

Finance

Émission des factures, suivi des paiements, et relance des impayés.tenue des comptes, préparation des bilans, déclarations fiscales et sociales.

Ressources humaines

Recrutement (sourcing, entretiens), mise en place de processus d’onboarding et d’offboarding, organisation de formations, gestion des variables de paie et des congés.

Marketing digital

Création de contenu (rédaction, vidéos, visuels), gestion des réseaux sociaux, publicité en ligne (campagnes Google Ads, Facebook Ads), analyse des performances marketing.

Informatique / IT

Maintenance informatique, développement web ou application, cybersécurité

Comment externaliser ?

Identifier le bon prestataire

Le choix du prestataire pour l’externalisation dépend en grande partie de la nature de la mission et de vos objectifs. Chaque type de prestataire offre des avantages distincts en fonction de la taille de l’entreprise, de la complexité des tâches et de la durée de la mission. Il est donc essentiel de bien comprendre quelle option correspond le mieux à vos besoins avant de prendre une décision.

Définir les attentes

Une externalisation réussie repose en grande partie sur une communication claire et des attentes bien définies dès le début.

Plus vous serez précis sur ce que vous attendez du prestataire, mieux la collaboration se déroulera. Il est crucial de discuter des tâches, des délais, des résultats attendus et des indicateurs de performance, afin de garantir une exécution fluide et efficace.

Mettre en place un suivi régulier

Une fois que la mission est lancée, un suivi régulier est essentiel pour garantir que les objectifs sont atteints et que tout se déroule comme prévu. Il est important de mettre en place un système de communication fluide et de faire des points réguliers pour faire des ajustements, si nécessaire. Le feedback constructif est également un facteur clé pour maintenir une relation de travail productive et améliorer continuellement les résultats.