Quelles fonctions RH peut-on externaliser ?
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De nombreuses entreprises font le choix d’externaliser certaines fonctions, souvent les plus chronophages ou techniques. Cette stratégie permet de réduire les coûts, de gagner du temps, et d’accéder à une expertise, sans alourdir la masse salariale.
La gestion des ressources humaines est une des fonctions les plus externalisées du fait de sa complexité, notamment liée à la réglementation en constante évolution.
Il est possible d’externaliser une grande partie des processus RH, que ce soit à des cabinets spécialisés, des consultants externes ou via des solutions SIRH en mode SaaS.
Souvent, ce sont les TPE et PME qui optent pour une de ces solutions afin de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en garantissant une gestion RH fiable et conforme.
1. Externalisation de la paie
Traitement des salaires
Le traitement de la paie, des éléments variables, des avantages sociaux peuvent être confié à un gestionnaire externe, ou utiliser un logiciel SIRH*. Cette externalisation sécurise le process tout en apportant un gain de temps opérationnel considérable.
* Exemple de logiciels SIRH : Silae RH, Lucca, Kiwi RH, Payfit
Édition et envoi des bulletins de paie
Chaque mois, les bulletins de salaire sont édités et envoyés aux salariés, en version papier ou dématérialisée, dans le respect du calendrier défini.
La dématérialisation des fiches de paie via un portail RH est désormais courante. Elle améliore l’expérience salarié et simplifie les tâches administratives du personnel.
Déclarations sociales
La gestion des DSN (Déclaration sociale nominative), charges sociales et autres obligations auprès des organismes sociaux est souvent source d’erreurs pour les PME. Le prestataire prend en charge l’ensemble des déclarations sociales obligatoires, dans les délais impartis, pour éviter toute pénalité.
Conformité réglementaire
Les erreurs liées à la gestion sociale peuvent avoir des conséquences juridiques importantes. En externalisant, vous confier cette tâche à un professionnel formé et spécialisé qui veillerera au respect des conventions collectives, aux obligations légales et aux évolutions du droit du travail.
2. Externalisation du recrutement
Rédaction et diffusion des offres
Un cabinet de recrutement ou un consultant en ressources humaines peut prendre en charge :
- le sourcing des candidats,
- la rédaction des offres d’emploi,
- leur diffusion sur les bons canaux (jobboards, réseaux sociaux, cabinets…).
Le prestataire veille au respect des obligations légales et prend en compte les instructions de l’entreprise cliente.
Sélection des candidats
Tri des candidatures, pré-qualifications téléphoniques, tests éventuels… L’ensemble de ces étapes liées au recrutement peut être délégué pour ne retenir que les profils en adéquation avec la culture et les valeurs RH de l’entreprise.
Organisation des entretiens
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3. Externalisation de l'administration du personnel
Souvent chronophage, la gestion administrative du personnel peut être en partie ou totalement confier à un(e) assistant(e) RH externalisé(e) ou un cabinet RH.
Gestion des dossiers salariés
Rédaction des contrats et documents administratifs
Rédiger des contrats de travail conformes à la convention collective, gérer les avenants et les formalités d’embauche : autant de tâches administratives facilement externalisables.
Suivi des obligations légales
Affichages obligatoires, registre du personnel, visites médicales, document unique… L’externalisation permet de rester à jour et de limiter les risques sociaux.
4. Externalisation de la formation
Évaluation et gestion des talents
Un accompagnement externe permet aussi d’identifier les hauts potentiels, de mieux piloter les ressources internes et de renforcer la marque employeur.
En apportant des outils de pilotage RH aux managers et aux équipes RH, le prestataire aide à valoriser les talents en interne.
Cette démarche contribue directement à la fidélisation des collaborateurs et à l’optimisation du capital humain.
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Formation professionnelle
Il est également possible d’être accompagné sur l’ensemble de la gestion administrative de la formation : recherche d’organismes agréés, montage des dossiers de financement auprès des OPCO, suivi des convocations, bilans pédagogiques et traitement des factures.
Certaines fonctions plus stratégiques comme la définition de la politique RH ou la gestion des relations sociales peuvent aussi être externalisées, notamment via un DRH à temps partagé.
Ce type d’accompagnement permet de bénéficier d’une expertise sans recruter en interne. Cependant, ces missions nécessitent une définition précise des responsabilités, et une grande qualité de collaboration.
L’externalisation RH ne se limite pas à déléguer des tâches : c’est un levier de transformation pour gagner en réactivité, en fiabilité et en performance. En s’entourant de prestataires de confiance, les entreprises allègent leur quotidien tout en renforçant la qualité de leur gestion humaine.
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