Les documents RH obligatoires à remettre à vos salariés
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Que ce soit pour une TPE, une start-up ou une PME, le respect des obligations légales en matière de ressources humaines garantit un cadre sécurisé pour le salarié comme pour l’employeur.
Ce guide recense 10 documents incontournables à fournir, tels que le contrat de travail, la DPAE, l’attestation France Travail ou encore le certificat de travail. Il souligne également l’importance d’une gestion RH structurée, même dans les petites entreprises, et propose des conseils pratiques pour organiser ces démarches en toute conformité.
L’importance d’une gestion RH rigoureuse
Lors de l’intégration d’un salarié, il est important de créer un cadre administratif clair dès le premier jour. Ce cadre repose notamment sur la remise de documents obligatoires, que l’employeur a la responsabilité de fournir. Ces démarches ont une réelle valeur juridique.
Chaque document remis, qu’il s’agisse du contrat de travail, de l’information sur la mutuelle ou encore de la convention collective, contribue à sécuriser la relation de travail.
- D’accueillir le salarié dans de bonnes conditions
- De poser les bases d’une relation de confiance
- De standardiser les processus internes pour gagner du temps à chaque embauche
- D’éviter les erreurs coûteuses (omission de déclaration, mauvaise couverture mutuelle, etc.)
Pour intégrer au mieux votre salarié, vous pouvez consulter notre article Préparer l’arrivée d’un nouveau salarié : Pré-boarding, suivi, organisation
Quels documents RH remettre à l’embauche ?
L’accueil d’un salarié est un moment important qui ne dois pas être négligé. Voici les 5 documents essentiels à fournir dès le début du contrat.
1. Contrat de travail signé
Il formalise les engagements réciproques entre l’employeur et le salarié : missions, durée, rémunération, période d’essai, clauses spécifiques, etc. Le contrat doit être signé avant ou au plus tard le jour de l’embauche.
2. Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
Elle doit être effectuée auprès de l’URSSAF au plus tôt dans les 8 jours précédant la prise de poste. Même si elle n’est pas à remettre directement au salarié, il est recommandé de l’informer que la déclaration a été réalisée.
3. Information sur la mutuelle d’entreprise
L’affiliation à la complémentaire santé collective est obligatoire, sauf exceptions (dispenses). Le salarié doit recevoir une notice explicative de ses garanties. Pour rappel l’employeur doit couvrir au minimum 50% de la cotisation.
Astuce : Créez une checklist RH d’intégration partagée (Google Sheet, Notion…) avec tous les documents à remettre à chaque nouveau collaborateur.
Un outil simple pour ne rien oublier et gagner du temps à chaque arrivée !
4. Convention collective applicable
Le salarié doit être informé de la convention collective en vigueur dans l’entreprise, qui encadre ses droits et conditions de travail. S’il n’est pas informé de la convention collective, il peut retrouver le nom de sa convention collective sur des documents tels que le bulletin de salaire.
5. Règlement intérieur
Obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés, il précise les règles de discipline, sécurité, hygiène ou encore l’usage des outils numériques.
Même en dessous de ce seuil, établir un règlement intérieur est recommandé. Pour les plus petites entreprises, il permet de créer un cadre clair et partagé sur les comportements attendus, les procédures internes et les bonnes pratiques en entreprise. Cela évite les malentendus, renforce la cohésion d’équipe et facilite la gestion managériale. Il peut également servir de référence en cas de conflit ou de désaccord.
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Quels documents RH remettre à la sortie ?
Qu’il s’agisse d’un départ volontaire ou non, certaines formalités RH doivent être respectées. Voici les 5 documents à remettre impérativement à la fin du contrat.
1. Certificat de travail
Il mentionne les dates de présence dans l’entreprise et les fonctions occupées. Ce document est exigé pour justifier de l’expérience professionnelle.
2. Attestation France travail
Elle permet au salarié de faire valoir ses droits à l’allocation chômage. Elle doit être transmise via le service de déclaration employeur par l’employeur.
3. Reçu pour solde de tout compte
Ce document récapitule l’ensemble des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat. Il doit être signé par le salarié, mais reste contestable dans un délai de 6 mois.
4. Dernier bulletin de paie
Il inclut les éléments habituels ainsi que les soldes de congés payés et toute indemnité de départ éventuelle.
5. Informations sur les droits à la formation (CPF)
Il est recommandé de rappeler au salarié le solde de ses droits CPF afin qu’il puisse les mobiliser dans la suite de son parcours.
Réponses à vos questions
Oui. L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de son droit à la portabilité de la mutuelle, c’est-à-dire la possibilité de conserver sa couverture santé gratuitement pendant un certain temps après son départ. Cette information doit également figurer dans le certificat de travail.
Oui, si l’entreprise a mis en place un dispositif d’épargne salariale (PEE, PERCO, etc.). Le salarié doit recevoir un état récapitulatif de ses droits acquis, même s’il ne les débloque pas immédiatement.
Oui. Si le contrat du salarié contient une clause de non-concurrence, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice, mentionnée sur le dernier bulletin de paie. Cela doit aussi être précisé dans les documents remis au salarié.
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