Embaucher ou externaliser : Comment choisir ?
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La majorité des entreprises doivent conjuguer performance, agilité et maîtrise des coûts, le choix entre internalisation et externalisation devient un véritable levier stratégique.
Faut-il recruter pour développer une expertise en interne, ou faire appel à un prestataire pour gagner en flexibilité et efficacité ?
Chaque approche présente ses avantages, ses limites et ses conditions de réussite. Il ne s’agit pas de choisir l’une contre l’autre, mais d’adopter la solution la plus adaptée selon vos besoins, vos ressources et vos priorités.
1. Les avantages de l’embauche / internalisation
- Vous avez besoin de garder la main sur vos projets
L’internalisation permet de garder un contrôle total sur vos projets, vos processus et la qualité du travail réalisé. L’entreprise garde ainsi la main sur ses opérations tout en maintenant un alignement étroit avec sa culture et ses priorités stratégiques.
- La communication doit être simple et instantanée
Avoir ses équipes en interne, c’est gagner en simplicité au quotidien. Les échanges sont plus directs, les décisions se prennent plus vite, et la coordination entre les services se fait naturellement. Les collaborateurs sont présents, disponibles, et pleinement investis dans les projets de l’entreprise.
C’est un vrai atout pour les fonctions stratégiques ou les missions qui nécessitent une forte implication sur le terrain.
- Certaines données ne doivent pas sortir de votre entreprise
Quand les enjeux de confidentialité sont élevés, garder certaines fonctions en interne reste la solution la plus sécurisante. Les données stratégiques restent entre vos murs, sous votre contrôle, sans dépendance extérieure.
- Vous préferez investir sur le long terme, pas sur une solution temporaire
Embaucher est pertinent pour des besoins récurrents ou à long terme. Bien que le coût initial (recrutement, formation, équipements) puisse être élevé, ces investissements sont souvent amortis sur la durée et peuvent s’avérer plus économiques que l’externalisation sur le long terme.
2. Les inconvénients de l’embauche / internalisation
- Recruter c’est un coût
L’embauche et la formation d’une équipe interne impliquent souvent des coûts importants, notamment en salaires, charges sociales, équipements, et investissements dans la formation continue.
- Vous manquez de temps ?
Trouver les bons profils, les intégrer, les former… Ce processus demande souvent plusieurs mois avant d’obtenir une équipe pleinement opérationnelle.
Et sur le long terme, il faut continuer à investir pour suivre les évolutions du marché et des compétences.
- Gérer une équipe, c’est aussi gérer des sujets complexes
Gérer en interne, c’est aussi assumer la charge managériale : recrutement, entretiens, organisation, suivi de performance… Autant de tâches chronophages qui peuvent détourner l’attention des activités principales de l’entreprise.
- Manque de flexibilité, ce n’est pas toujours simple avec une équipe interne…
L’internalisation réduit la capacité de l’entreprise à s’adapter rapidement aux fluctuations de la demande ou à des besoins ponctuels. Les ressources internes sont moins flexibles que l’externalisation, surtout en cas de variations d’activité.
Gagnez du temps sur vos fonctions à faible valeur ajoutée dès maintenant
Externalisez intelligemment et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment : votre cœur de métier.
3. Les avantages de l’externalisation
- Réduisez vos coûts !
Externaliser permet de diminuer significativement les dépenses liées à l’embauche, à la formation, à la gestion du personnel et aux équipements. Cela inclut également la baisse des charges sociales, des frais de recrutement et des coûts fixes, rendant le modèle économique plus rentable.
Moins de frais fixes, moins d’engagements longs : vous optimisez vos ressources tout en conservant un haut niveau de compétences.
- Restez concentré sur votre coeur de métier
En déléguant des tâches secondaires ou non stratégiques, l’entreprise peut se concentrer sur ses activités principales et à forte valeur ajoutée, optimisant ainsi sa productivité et son efficacité opérationnelle.
- Besoin de flexibilité ?
L’externalisation offre une grande souplesse pour ajuster rapidement les ressources en fonction de l’activité, que ce soit pour répondre à une croissance rapide, à des pics de charge ou à des besoins ponctuels.
- Accédez à des experts… sans les recruter
L’externalisation donne accès à un vivier d’experts qui ne sont pas toujours disponibles en interne, ce qui améliore la qualité des prestations et favorise l’innovation.
Les prestataires externes sont souvent capables de mobiliser rapidement des ressources compétentes pour faire face aux variations d’activité ou à des besoins urgents.
4. Les inconvénients de l’externalisation
- La confidentialité, un point à encadrer avec rigueur
Le recours à un ou plusieurs prestataires externes implique souvent de partager des données sensibles. D’où l’importance de bien encadrer les échanges, contractualiser les obligations de sécurité et choisir des prestataires de confiance.
- Moins de contrôle direct… mais plus de focus stratégique
Externaliser certaines fonctions réduit le contrôle direct sur les activités déléguées, ce qui peut compliquer la gestion et la supervision des opérations.
L’entreprise peut également perdre des compétences internes et voir ses compétences diminuer dans les domaines qu’elle a décidé d’externaliser.
- Des coûts à anticiper, mais souvent maîtrisables
L’externalisation peut engendrer des dépenses imprévues (mise en place d’un nouvel outil, former les équipes internes, …), qui réduisent les économies attendues.
5. Quand et comment internaliser ou externaliser ?
Le choix entre internalisation et externalisation dépend de la stratégie globale de l’entreprise, de la nature des activités concernées et de la capacité à gérer efficacement les ressources internes ou externes.
Quand internaliser ?
- Lorsque la tâche ou la fonction est stratégique et liée au cœur de métier de l’entreprise, il est préférable de l’internaliser pour garder le contrôle et préserver la confidentialité.
- Si la mission nécessite une connaissance approfondie des processus internes ou une forte personnalisation.
- L’entreprise dispose déjà des compétences et des ressources nécessaires, ou souhaite les développer sur le long terme.
Quand externaliser ?
- L’externalisation est idéale pour les tâches secondaires, répétitives ou à faible valeur ajoutée , qui ne relèvent pas du cœur de métier.
- Pour des besoins ponctuels, urgents, ou des projets de courte durée , faire appel à un prestataire externe permet de gagner en réactivité et en expertise.
- Quand l’entreprise manque de compétences internes ou souhaite accéder rapidement à une expertise spécialisée, tout en maîtrisant ses coûts.
Comment décider et mettre en œuvre la stratégie ?
- Évaluer précisément les besoins de votre entreprise et la nature des tâches à traiter (stratégiques ou supports, ponctuelles ou récurrentes).
- Analyser les coûts et les avantages de chaque option, en tenant compte des impacts financiers, organisationnels et humains à court et long terme .
- Considérer la taille de votre entreprise, le secteur d’activité, la culture interne et la capacité à gérer le changement.
- Pour externaliser, rédiger un contrat précis qui définit les missions, les obligations, les délais, la confidentialité et les modalités de contrôle.
- Pour internaliser, prévoyez une phase de transition : recrutement, formation, acquisition d’outils adaptés et mise en place de processus efficaces.
L’externalisation est une décision stratégique, il faut tenir compte de vos priorités, de vos ressources internes et de vos ambitions
Bien encadrée, elle peut apporter expertise, agilité et gain de temps. Encore faut-il savoir quoi externaliser… et pourquoi.
Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons consacré cet article Quelles activités externaliser ?
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